1          ساختار سازمانی (Organizational Structure)

شرکت یا گروهی از شرکتها که در SAP بعنوان یک نهاد مستقل نگاشت میشوند کلاینت[1] نامیده می­شود.

شرکتهای تابعه و زیرمجموعه های این شرکت یا گروه شرکتها بعنوان کمپانی کد[2] در نظر گرفته میشوند.

کلاینت ها و کمپانی کدها واحدهای سازمانی هستند که در بالاترین سطوح سازمانی در SAP  قرار میگیرند.

1.1        نگاشت ساختار سازمان در SAP

هنگام بحص در خصوص سطوح ساختار سازمانی در SAP، کلاینت از بالاترین جایگاه برخوردار بوده در حالی که سایر سطوح سازمانی نیز ممکن است موجود باشند. هر کلاینت ممکن است یک یا چند کمپانی کد را به خود اختصاص دهد.

هر کمپانی کد نیز میتواند یک یا چند سایت[3]  را شامل شود. همچنین هر سایت کد هم شامل یک یا چند محل ذخیره سازی[4] .

بطور جداگانه هر کمپانی ممکن است مجموعه ای از گروه های خرید[5] را شامل گردد. گروه خرید متشکل از یک مامور خرید یا مجموعه ای از مامورین خرید است که بطور مستقل از ساختار سازمانی تعریف شده اند. بنابراین یک گروه خرید ااما به یک سازمان خرید و یا کمپانی کد اختصاص داده نمیشود.

 

شکل ‏1‑1 : نمای سازمان و واحدهای زیرمجموعه از نگاه SAP

شکل ‏1‑2 : نمای سازمان و واحدهای زیرمجموعه از نگاه ماژول MM

کلاینت:

نشان دهنده شرکتی بزرگ، گروهی از شرکت ها و یا نماینده گروهی از شرکتها است.

کمپانی کد:

کوچکترین واحد سازمانی است که می­توان برای آن یک دپارتمان مستقل حسابداری (ذیل حسابداری خارجی) تعریف نمود.

 

سایت:

هرگونه مرکز مستقل تولیدی در اصطلاح یک سایت نامیده می­شود. سایت میتواند یک مرکز تولیدی، دفتر فروش، دفتر مرکزی شرکت، واحد تعمیرات و نگهداری و یا یک انبار مرکزی باشد.

 

محل ذخیره سازی

مکانی در سایت است که مواد و قطعات در آن ذخیره سازی می­شوند.

سازمان خرید

بخشی از سازمان است که مسئول هرگرونه ارتباط تجاری با تامین کنندگان از جمله مذاکرات و معاملات  برای سایتهای مختلف سازمان  بوده و از نظر قانونی کلیه فعالیتهای خرید از جمله قراردادها، فاکتورها، پیش فاکتورها و سایر موارد را پشتیبانی میکند. 

گروه خرید

در اصطلاح فرد یا افرادی در سازمان اشاره دارد که تحت عنوان مامور خرید یا گروه ماموران خرید، مسئول انجام فعالیتهای خرید برای سازمان هستند.

1.1.1        سطح ارزش گذاری

بسته به الگوی موادی که در سربرگ مواد تعیین شده است، موجودی مواد را میتوان بر اساس مشخصه های کمیت، ارزش و یا هردو عامل مدیریت نمود. بطوری که به ازای هر الگوی مواد، مدلی از مدیریت مواد را مبتنی بر کمیت، مبتنی بر ارزش و یا مبتنی بر هردو مشخصه پیکربندی نمایید. بعنوان مثال مواد اولیه[6] با کد الگوی مواد ROH ، بر اساس کمیت و ارزش مدیریت میشوند.

مدیریت بر اساس کمیت:

در این حالت، هر نوع جابجایی موجودی از قبیل حواله کالا[7](GI) و یا رسید کالا[8] (GR) در مدیریت موجودی ثبت شده و مقادیر موجودی بروزرسانی می­شوند.

مدیریت بر اساس ارزش:

اگر موجودی اقلام بر مبنای ارزش مدیریت شوند، ابتدا ارزش موجودی مواد به ازای هر تراکنش انتقال (GR و GI)، در اسناد حسابداری مالی بروزرسانی شده و سپس مقادیر موجودی بروزرسانی میگردند.

دسترسی به سطح ارزش برای اقلام در SAP:

روش سریع:

تراکنش OX14

دسترسی معمول:

Enterprise Structure _ Definition _ Logistics – General _ Define Valuation Level.

 

1.1.2        محل انبارش(Storage Location)

عبارت است از یک مکان فیزیکی یا مجازی برای ذخیره مواد.

هر محل انبارش به یک سایت منحصر بفرد اختصاص دارد.

میتوان چندین محل انبارش را به یک سایت تخصیص داد ولی بالعکس آن (یعنی اختصاص چند سایت به یک محل انبارش) امکان پذیر نیست.

به هر سایت میبایست حداقل یک محل انبارش تخصیص داده شده باشد

محل انبارش آخرین سطح دسترسی محلی در ماژول MM می باشد.

به هر محل انبارش می توان فقط یک یادداشت مشخصات نسبت داد.

به هر محل انبارش می توان حداقل یک یا تعداد بیشتر آدرس دسترسی نسبت داد.

محل انبارش را نمیتوان بدون تخصیص به هیچ سایتی ایجاد نمود.

در سطح محل انبارش مقادیر موجودی انبارها فقط بر اساس کمیت مدیریت شده و بر ساس ارزش مدیریت نمیشوند. 

در ماژول مدیریت انبار ها (WM) هر محل انبارش را میتوان فقط به یک انبار ( کد انبار) تخصیص داد.

تعریف محل انبار جدید در SAP :

روش سریع:

تراکنش OX09

روش معمول:

Enterprise Structure _ Definition _ Materials Management _ Maintain Storage Location.

2         تنظیمات سربرگ مواد (Material Master Configuration)

یکی از شاخص های اساسی پیاده سازی موفق SAP ، عبارت است از سطحی از داده ها  که به درستی به فرمت مستر دیتای SAP  تبدیل شده باشند.

2.1.1        سربرگ مواد(Material Master)

سربرگ مواد محل جمع آوری تمامی داده های مورد نیازی است که به یک ماده تخصیص یافته و منبع واحد اطلاعاتی هر یک از مواد  اولیه  بشمار میرود.

پارامترهای اصلی سربرگ مواد عبارتند از:

کد مواد(material number)

یک کد 18 تا 40 رقمی که به صورت دستی توسط کاربر و یا به صورت  خودکار توسط سیستم و بر اساس نوع شماره گذاری تخصیص میابد.

بخش صنعتی(industry sector)

عبارت است از تعیین صنعت مادری که ماده مورد نظر در آن صنعت مورد مصرف دارد. بعنوان مثال صنعت پزشکی، خودرو و یا پتروشیمی.

الگوی مواد (material type)

این بخش عملکردهای کنترلی زیادی دارد که شامل موارد ذیل میشود:

·         تخصیص کد

·         محدوده کدگذاری

·         نوع خرید

·         تنظیمات صفحه( بعنوان مثال نمایش موارد مجاز، انتخاب حوزه و . )

·         کنترل قیمت

·         بروزرسانی مقداری و ارزشی اقلام انبار در تمامی سایت ها

برخی از الگوهای مواد در SAP از قبل تعریف شده اند که عبارتند از:

ROH: مواد اولیه

HALB: مواد نیمه ساخته

FERT: محصول نهایی

HAWA: مواد تجاری. عبارتست از موادی که توسط سازمان خریداری شده و بدون انجام هیچ فرآیند تولیدی مجدداً به فروش میرسند.